De (interne) communicatie binnen je bedrijf kun je verbeteren met video. Daarover vertellen we je meer deze blogreeks. Maar voordat we dieper ingaan op de inzet van video in jouw organisatie, is het goed om eerst te kijken naar wat goede communicatie is en hoe je daartoe komt. Want als we weten wat hét geheim van goede communicatie is, dan kan een pakkende video een belangrijke en bepalende rol spelen als intern communicatiemiddel.
Wat is effectieve communicatie? Dat wil jij natuurlijk graag weten! Want gedurende de dag wordt er op de werkvloer heel wat op ons afgevuurd aan communicatieboodschappen! Denk aan informatie die we tot ons krijgen via onder meer intranet, e-mail, presentaties, personeelsbladen, posters, het mededelingenbord en digitale nieuwsbrieven. Daartussen wil je graag opvallen. Welk verhaal wordt er binnen je bedrijf makkelijk opgepakt en welke niet? Wat is het geheim van goede communicatie op de werkvloer? Hoe schrijf je een intern communicatieplan? Welke kanalen zet je in? En hoe kan een pakkende video een bepalende rol spelen als communicatiemiddel? We gaan er dieper op in!
In 5 stappen effectief communiceren met video
Praten op de werkvloer doen we allemaal, maar communiceren dat doet niet iedereen. We vergeten namelijk vaak genoeg naar elkaar te luisteren. We vertellen gewoon ons verhaal en we gaan ervan uit dat de ander ons wel begrijpt. En nog erger: we verwachten dat de ander op ons verhaal zit te wachten.
De werkelijkheid is weerbarstiger. Als je je boodschap wilt overbrengen, dus wilt communiceren, moet je weten wat je wilt vertellen, aan wie en vooral waarom. Net zo belangrijk is dat je erachter komt hoe de ontvanger de boodschap het liefst en het beste ontvangt. Want daarmee voorkom je gebakken lucht, wolligheid, ruis op de lijn en weerstand. Maar hoe doe je dat? Hoe kom je tot goede interne communicatie met video? We leggen het je hieronder uit in een 5 eenvoudige stappen.
Stap 1: segmenteer jouw (interne) doelgroepen
Stap 2: creëer concrete communicatie doelstelling(en)
Stap 3: bepaal de communicatieboodschap
Stap 4: zet video in als communicatiemiddel
Stap 5: evalueren; meten is weten!
Stap 1. Segmenteer jouw (interne) doelgroepen
Hoe beter je jouw (interne) doelgroep(en) kent, hoe beter je een communicatieplan kunt maken en je je communicatie in stappen op hen kunt richten. Je kunt jouw communicatiestrategie hiermee precies laten aansluiten op wat jouw doelgroep nodig heeft.Maar hoe kun je je doelgroep beter leren kennen. Met persona’s! Volgens Gallagher gebruikt nog maar 17 procent van alle organisaties persona’s (ijkpersonen) of profielen van werknemers om een passende communicatiestrategie te maken. Daar valt dus nog heel wat winst te behalen. Want met persona’s maken, begrijp je veel beter wat de wensen en behoeften van jouw doelgroep zijn. En daarmee wordt het makkelijker om jouw communicatieboodschap zo begrijpelijk en relevant mogelijk te maken.
Met persona’s breng je in kaart wie je precies voor je hebt. Bij collega’s weten we bijvoorbeeld dat ze druk zijn. En iemand die druk is, zit niet te wachten op uitgebreide informatie. Die wil gewoon kort, krachtig en relevant geïnformeerd worden. Hoe beter jij weet wie je voor je hebt, hoe makkelijker je kunt communiceren.
Graag geven we je een voorbeeld van een persona, zie de afbeelding hieronder. Bij deze verzonnen persoon die is gebaseerd op een bestaande groep medewerkers, hebben we alle belangrijke aspecten de doelgroep op een rij gezet. En daarmee worden heel wat zaken duidelijk. Zo heeft deze persona duidelijk behoefte aan een antwoord op de waarom-vraag. Hij wil weten wat de reden is van het verandertraject dat het bedrijf ingaat.
Nu die waarom-vraag zo duidelijk is, kunnen we onze video-communicatiecampagne daar heel goed op inrichten. We beginnen met een informatieve video over de redenen van het verandertraject. Het antwoord over hoe we gaan veranderen, dat parkeren we even. De behoeften van de persona laat zien dat we vooral eerst het waarom moeten uitleggen.
Stap 2: creëer concrete communicatiedoelstelling(en)
Nog te vaak worden er in de communicatie geen duidelijke doelen gesteld. Zoals aangegeven is dat dus wel heel belangrijk om te doen. Want hoe wil je een goede campagne maken als je niet weet wat je wilt bereiken? Als je een duidelijk communicatiedoel voor ogen hebt, communiceer je niet alleen op een goede manier, maar maak je dit ook goed meetbaar. Achteraf kun je zien of je campagne inderdaad het verwachte effect heeft.
Onderzoek van Poppulo bevestigt dat vaak niet goed wordt gekeken of de gestelde communicatiedoelstellingen ook zijn behaald. Verantwoordelijken die zich bezighouden met (interne) communicatietrajecten, besteden slechts 2 procent van hun tijd aan het meten van het succes van hun campagne. Dat is heel weinig en onlogisch. Want juist door tussendoor te meten, kun je eventueel bijstellen en je campagne tot een groot succes maken. En precies daarom is het ontzettend belangrijk om je communicatiedoelen duidelijk te hebben.
Maar hoe doe je dat? Dat doe je door zo concreet mogelijk te maken wat je wilt bereiken bij de benoemde groep medewerkers. Gebruik hiervoor de SMART-methode: Specifiek (eenduidig uit te leggen), Meetbaar (meten of het gehaald is), Actiegericht (kennis vergroten, houding veranderen of gedrag beïnvloeden), Realistisch (haalbaarheid) en Tijdgebonden (een duidelijk begin- en eindpunt). Nu heb je als het goed is een SMART-doelstelling.
Stap 3: Bepaal de communicatieboodschap
Wij als mens vormen alleen altijd ideeën binnen ons eigen referentiekader. Ons begrip van de wereld, kennis, ervaring, vooroordelen, gevoelens, normen en waarden zijn van invloed op hoe de boodschap bij ons binnenkomt. De betekenis zit bij communicatie daarom vaak niet in woorden, maar in mensen en hoe zij de boodschap oppikken. De Golden Circle (Gouden Cirkel) van de Britse managementgoeroe Simon Sinek is een simpel en krachtig model dat je hierbij kunt gebruiken. De Golden Circle brengt eenvoudig in kaart met wat, hoe en waarom een bepaalde organisatie zich onderscheidt van anderen. Sinek toont met het model aan dat het ‘waarom’ het belangrijkste element is in communicatie. ‘Start with why’, zegt Sinek dan ook. En dat is inderdaad dé manier om tot een goede communicatieboodschap te komen.
In de Gouden Cirkel van Simon Sinek staat de ‘waarom’ voor het doel. Weinig mensen weten waarom ze bepaalde dingen doen. Met ‘waarom’ wordt bedoeld wat je drijfveer, geloof, overtuiging, doelstelling is. De ‘hoe’ in de cirkel staat voor het proces en laat zien wat er nodig is om te komen tot het waarom. De ‘wat’ staat voor het resultaat en is de uitkomst van het ‘waarom’. De uitkomst is eigenlijk je bewijs van de reden waarom je bestaat!
Om je medewerkers met elk bericht te inspireren is het goed om je communicatieboodschap op deze manier van Sinek op te bouwen. Voice-overscripts voor video kun je bijvoorbeeld het beste op deze manier schrijven. Laat zien waarom je iets doet! Leg uit hoe je dat doet? En bewijs dat je doet wat je zegt! Gegarandeerd dat die communicatievideo inspireert en blijft hangen.
-ai%20(1)%20(1).png?width=1920&name=2%20(2)-ai%20(1)%20(1).png)
Stap 4: Zet video in als communicatiemiddel
Op welke manier de boodschap wordt overgebracht, is afhankelijk van de situatie (wie, wat, waar en wanneer). Het kanaal dat jij als zender van de boodschap inzet is daarbij heel belangrijk. Want het communicatiekanaal is de weg die jouw boodschap aflegt om van jou als zender naar de ontvanger te komen. Soms kan een e-mail de voorkeur hebben of een bericht op intranet, maar vaak wint video het van alle mogelijk in te zetten middelen. Video kan de informatie namelijk in duidelijke hapklare brokken opdienen. En juist omdat er beeld en geluid is, blijft de boodschap vaak beter hangen. Video biedt ook minder ruimte voor eigen interpretatie, omdat je letterlijk ziet wat er wordt bedoeld.
Video als belangrijkste communicatiemiddel
Een groot deel van onze communicatie is non-verbaal. We kijken dus naar het beeld dat we zien en dat interpreteren we. Mede daarom is communiceren via beelden heel belangrijk. We zien ook dat informatie steeds vaker wordt overgebracht door beeld. Met beeld, zoals motion graphic animaties, whiteboard animaties, cartoon animaties, custom animaties en bedrijfsfilms, bereik je bepaalde doelgroepen beter dan met tekst.Zeker in een wereld waarin volop wordt gecommuniceerd, is het prettig als er op een vlotte, duidelijke en makkelijk te begrijpen manier een boodschap wordt overgebracht. Beeld heeft ook een inspirerende functie: je communicatie wordt er aantrekkelijker en opvallender door. Video is ook hoe veel mensen tegenwoordig gewend zijn om informatie te verwerken. De gemiddelde mens kijkt 84 minuten video per dag. Voorspeller Zenith verwacht dat dit voor 2022 is uitgegroeid tot 100 minuten. Videocontent is daarmee hét communicatiemiddel om de betrokkenheid bij je doelgroep te vergroten, te verbeteren, te bewaren en ingewikkelde informatie in korte tijd overbrengen.
Beeld kan informatie toegankelijker maken en kan de duidelijkheid en het begrip van een boodschap vergroten. Dit geldt zeker wanneer beeld vanaf het begin wordt meegenomen in de communicatie. Door video ruim op tijd in je communicatieplan op te nemen kun je goed nadenken over hoe je video en animatie wilt inzetten. Daarmee voorkom je een zoektocht naderhand naar een ‘plaatje bij het praatje’. Voorbeelden van videocontent zijn onboardingvideo’s voor nieuwe medewerkers, update- en aankondigingsvideo’s, livestreams, demonstratievideo’s en uitleganimaties. Opvallende videocontent is vaak dé succesfactor in communicatie en tegenwoordig onmisbaar in elk intern communicatieplan. Een communicatieboodschap van onze kant om naar te luisteren dus!
-ai%20(1)%20(2).png?width=1920&name=2%20(2)-ai%20(1)%20(2).png)
Stap 5: evalueren; meten is weten!
Tijdens het uitvoeren van het communicatiedoel is het verstandig te blijven monitoren. Komt de boodschap over bij je medewerkers? Zijn er nog onduidelijkheden? Kun je de boodschap verder finetunen? Door continu te kijken of medewerkers de gekozen acties oppikken, kun je bijsturen. Je luistert naar de ontvanger! En je weet inmiddels: communiceren is luisteren, niet alleen maar zenden.
Hoe meet je de impact van communicatievideo’s?
Om de impact van je (interne) communicatievideo’s te meten, maak je het liefst gebruik van videohostingsites. Via deze sites verspreid je de videocontent binnen je bedrijf. Op die manier beschik je over belangrijk analytische gegevens. Je ziet bijvoorbeeld hoeveel medewerkers een specifieke video hebben bekeken, hoeveel er van de video is bekeken, hoe vaak er is gekeken en welke apparaten er zijn gebruikt om de video’s af te spelen. Kortom: kostbare informatie waar je wat mee kunt.Bekende videohostingsites die geen of weinig kosten hebben zijn YouTube of Vimeo. Wees niet bang! Interne communicatievideo’s worden hiermee niet openbaar. Je kunt ze heel eenvoudig alleen beschikbaar maken voor je medewerkers door ze als privé in te stellen. Maar betaalde videohostingsites, zoals Wistia, Vidyard en Brightcove, bieden wel meer mogelijkheden en meer veiligheid.
De analytische gegevens die je dankzij de videohostingsites krijgt, kun je inzetten om je communicatiestrategie verder aan te scherpen. Wordt een bepaald deel van een video elke keer opnieuw bekeken? Dan zou het zomaar kunnen zijn dat die informatie niet duidelijk genoeg is. Misschien moet die uitleg beter worden. Ook kun je terugzien in de cijfers wat medewerkers prettig vinden: live-action, uitlegvideo’s, geanimeerde video’s … Toekomstige video’s kun je verder aanpassen op de voorkeuren die er zijn.
Heb je je doel bereikt? Dan is het altijd goed om te evalueren, ook op basis van de analytische gegevens. Wat ging er goed? Wat ging er minder goed? Wat kon er beter? Door dit voor jezelf duidelijk te maken, wordt het volgende communicatieplan nóg beter!
Volgende hoofdstuk: interne communicatie
In het volgende hoofdstuk van dit e-book over ‘Interne communicatie verbeteren met video’ gaan we verder in op interne communicatie. Wat is goede en slechte communicatie? Hoe kun je beter leren communiceren op de werkvloer. En wat is corporatie communicatie? En waarom is goede interne communicatie daarvoor zo belangrijk?
